Een ondernemer in de voedingsmiddelenindustrie

In augustus sprak ik met een ondernemer in de voedingsmiddelenindustrie die biologische producten verkoopt. Om de anonimiteit te waarborgen worden de namen van de geïnterviewden niet genoemd.

Hoe lang ben je al ondernemer?
In november twee jaar. Het jaar daarvoor heb ik me voorbereid, onder andere met de inkoop van producten, designs.

Je zit in de voedingsindustrie. Wat is jouw ervaring met de NVWA?
Ik heb me ingeschreven – dat moet als je in deze industrie werkzaam bent. Ik heb daar een bevestiging van gehad en sindsdien heb ik nooit meer wat van ze gehoord. Dat je je bijna afvraagt, staat die registratie nog? Nu is dit waarschijnlijk ook geen risicovol product voor de NVWA denk ik. Maar dat ik niet één keer per jaar op zijn minst in ieder geval een berichtje van ze krijg vind ik wel heel weinig. Dat krijg ik niet eens.

Waarom zou je dat dan wel verwachten?
Er is een hele waslijst aan eisen waar je aan moet voldoen als je met voedsel werkt. Daar moet je een plan voor schrijven. Toen ik begon heb ik vijf kantjes plan zitten typen om aan al die voorwaarden te voldoen. Het heeft me best veel tijd gekost. Maar er is niet naar gekeken. Dat voelt ook wel… je doet dus best veel werk. Dat doe je voor een toezichthouder. Was die er niet geweest, dan had ik uit mijn eigen drive er wel voor gezorgd dat alles hygiënisch en netjes was. Dat zou ik sowieso wel doen. Maar je steekt er best wel veel tijd en werk in en dan kijkt er niemand naar. Aan de ene kant ben je daar blij mee. Want als ze er naar kijken kunnen ze wat vinden wat niet goed is en dat is nog meer werk. Aan de andere kant voelt het ook wel…  zeg op zijn minst even ‘hallo, fijn dat je er bent’. Ik heb het plan dus ook nooit meer geüpdatet.

Ik zou nu kunnen zeggen, de toezichthouder zou zeggen je moet een interne drive hebben om dat allemaal bij te houden.
Ik heb een interne drive om te zorgen dat het naar mijn eigen idee hygiënisch is inderdaad. En dat je dat gewoon met gezond boerenverstand doet. Ik heb het een keer allemaal doorgeakkerd, dus ik weet ongeveer de sense van hoe zij daar naar kijken. Ik heb andere dingen te doen, ik moet verkopen. De NVWA heeft met al die echte houdbare producten te maken. Met mijn product word je er niet ziek als de houdbaarheidsdatum wordt overschreden. Dus ik snap ook wel dat ik daar niet in een risicogroep zit. Ik vind het ook terecht, dat ik minder aandacht krijg. Er kan niet heel veel misgaan.

Je kan ook denken, zo lang ze het niet doen, zal het wel goed zijn?
Ja, maar ze hebben nog nooit iets gezien. Dus ze weten helemaal niks van mij. Ik weet zeker dat ze niet naar het plan gekeken hebben, want ik heb het plan niet hoeven indienen. Alleen registratie van kvk-nummer, naam, adres. That’s it. Dat vind ik best apart. Al is het een generieke mail – dan is het tenminste nog iets. Of stuur iets toe als er nieuwe regelgeving is. Dan krijg je tenminste nog een bericht. Maar hier is het niks, gewoon nul.

Naast de NVWA heb je ook nog met Skal[1] te maken. Wat is jouw ervaring daarmee?
Mijn eerste gesprek met Skal was nog voordat ik was gestart. Nog voordat je biologische spullen opslaat krijg je al een controle. Dat doen ze op locatie. Het leuke is, als je op locatie komt maar je mag nog niks opslaan, dan is daar dus ook niks te zien. Dus die toezichthouder is langsgekomen in een praktisch lege ruimte.

Hoe was die eerste keer?
Best spannend. Ik heb op de website gekeken naar alles wat ik moest hebben. Ik ben daar best secuur in. Het is allemaal goed bevonden. Op mijn factuur ontbrak alleen nog het controlenummer van Skal. Dat hoort op je factuur en op je pakbon te staan. Had ik nergens gevonden in de informatie, maar weet je, wil ik best doen. Het is twee minuten werk. Die toezichthouder zat even te twijfelen of hij dat formeel of informeel zou regelen. Ik zei, ‘Ach nou ja, doe maar formeel, het is prima’. Soms is dat als toezichthouders prettiger, lijkt me. Geef ik hem ook wat. Krijg ik verdomme een rekening van 100 euro als extra administratiekosten omdat er iets gewijzigd moest worden. Ja dan denk je ‘leuk met die toezichthouder meedenken, dat doe ik dus niet meer’.

Dat had hij er ook niet bij gezegd?
Nee. Maar ik merkte dat hij zat te twijfelen. En toen dacht ik, arme jongen.

Zelfs al bij een eerste controle, als er eigenlijk nog niks is, vond je het spannend?
Ja. Want het is wel waarmee je een certificaat krijgt. Je moet wel al een plan hebben waar al je procedures staan opgeschreven. Wat voor het biologisch certificaat het belangrijkste is, is dat ze de hele keten kunnen checken. Dat wat en hoeveel ik binnen krijg en hoe dat door je hele systeem loopt ik moet kunnen traceren naar een bepaalde batch. Ik moet ze dus kunnen laten zien dat het financieel klopt met mijn voorraad. Dat hebben ze helemaal uitgeschreven hoe je dat moet doen. Maar dat is best een klusje om te laten zien hoe hou je dan je voorraad bij, hoe traceer je je verkopen aan je voorraad en aan een bepaalde batch?

Waar zit de spanning op? Dat je een afwijzing kan krijgen? Dat je niet voldoet?
Als je begint weet je niet hoe streng men is. Dan denk je toch, ik wil dat certificaat halen. Nu weet ik, je moet het wel heel bont maken wil je een certificaat niet krijgen of weer verliezen. Maar dat wist ik toen niet. Er hangt veel van af en je weet eigenlijk niet zo goed hoe die beoordeling in zijn werk gaat. Hoe streng ze daarin zijn. Er staat ‘schrijf een plan’. Je hebt allerlei kwaliteitstandaarden in plannen. Hoe goed moet je dat uitwerken? In die zin, je doet maar wat.

Hoe vaak heb je al een controle gehad?
Ik heb er nu drie gehad. Die laatste was een hele goede controle. Die toezichthouder vroeg goed door. Daar heb ik meer respect voor, in die zin dat ik denk, hij doet echt goed zijn werk. Ik kan er niks op afdingen. Hij haalde er meer uit dan die andere toezichthouders, gewoon omdat bij beter doorvroeg. Ik kan ook nog wel antwoord geven, zo zit ik ook wel in elkaar. Ik heb niks te verbergen. Maar ook dan, je blijft kortaf in je antwoord, want stel dat hij toch iets vindt… Krijg je weer een rekening [lacht].

Je zei, die laatste toezichthouder vroeg goed door. Daarvoor dus niet?
Minder ja. Het grappige was dat dit een minder uitgebreide controle was dan de vorige, meldde hij mij. Dat wist ik dus ook niet. Ik wist niet dat ik de vorige keer een uitgebreidere had gehad, of dat dit minder uitgebreid was. Als ik reflecteer op het verschil tussen deze twee, dan was deze beter dan de vorige. Maar hij heeft bepaalde dingen niet gecheckt. Ook dat wist ik niet van te voren.

Dat heeft hij je pas gezegd toen hij er was?
Dat werd dit keer gezegd, we gaan het plan dit keer niet checken (het plan dat je elk jaar moet updaten). Ik had hem natuurlijk wel geüpdatet, want ik dacht ‘zij komen langs’. Dat wist ik niet van te voren. Op zich is dat niet erg -  hij moest toch geüpdatet worden. Maar aan de andere kant… het is niet duidelijk: is het de bedoeling dat ik het niet wist, of gaan er dan ergens in de communicatie dingen toch niet goed?

Het klinkt alsof er toch een bepaalde mate van onvoorspelbaarheid inzit dat je niet zo goed weet waar je nu precies aan toe bent?
Voor een stukje wel. Om een voorbeeld te geven. Volgens de regels van Skal moet mijn bestelling op mijn werklocatie aankomen. Mijn werklocatie heeft geen bel en ik ben daar niet de hele tijd. Dat gaat gewoon met pakketdiensten. Die komen in een bepaald tijdslot, maar soms zeggen ze dat niet eens. Ja, ik ga niet een hele dag voor een hek staan te wachten. Dus ik verstuur dat altijd naar mijn huis. ‘Ja,’ zei die toezichthouder (nummer 2), ‘maar dat klopt niet met de regels, want het mag niet naar jouw huis. Dat is niet geschikt voor opslag van biologische goederen. Dan zou je je huis ook moeten laten certificeren als locatie voor de opslag van biologische goederen’. Ik zei, ‘Ik doe het altijd ongeopend, en breng het onverwijld meteen naar mijn werkplek en daar open ik het pas.’ Hij begreep wel dat ik niet 3 uur voor een hek kon gaan staan wachten. Dat is dan nog best even zoeken, hoe los je dat op?

Uiteindelijk heeft hij dat in het rapport opgeschreven dat ik het op deze manier mag oplossen. Maar daar wordt dan ook bij gezegd, ‘dit is in principe een tijdelijke oplossing, het voldoet niet aan de regels’. Als ik groei wil ik wel naar een ander adres waar wel een bel is. Maar ik ga mijn locatie nu niet aanpassen. Ergens zit er toch zoiets achter van je krijgt niet de garantie, als ik over 5 jaar terugkom, dat we dat ook dan nog accepteren.

Hoeveel maakt het daadwerkelijk uit, dat het bij jou thuis wordt bezorgd?
Ik denk dat het puur op de regel terug te voeren is. En dan zijn ze gelukkig wel pragmatisch genoeg. Ik heb dezelfde gedachte, hoeveel maakt het nou daadwerkelijk uit? Niet. Maar zou dat met een stuk vlees zijn, dan snap ik het wel. Het is in die zin ook een stukje maatwerk. De onzekerheid bij mij zit er in dat er wordt niet gezegd ‘zolang jij op deze locatie zit, vinden wij dat goed’. Dat is de duidelijkheid die je zoekt. Dat je niet straks een andere toezichthouder langs krijgt die daar een andere blik op heeft.

Je krijgt het dus ook niet in writing? Het wordt niet op papier gezet?
Jawel, er is wel een rapportage van, waarin staat dat het nu oké is. Maar zo staat het er ook. Op dit moment vinden wij het oké.

Dus het kan zijn dat als je volgend jaar een andere toezichthouder krijgt, die misschien ook nog eens een slechte dag heeft, dat men dan toch terugkomt op het besluit?
Dat staat er niet. Ik zou het ook aanvechten om dezelfde reden als jij zegt, wat kan er nou mis gaan? Het zou wel heel disproportioneel zijn om te zeggen je moet je locatie veranderen. Dus ik ga ervan uit dat het wel goed gaat. Maar het zijn van die dingetjes die blijven hangen. Het zou heel fijn zijn als ze hadden opgeschreven ‘zolang jij op deze plek zit en het op deze manier doet, vinden wij het goed’. Waarom schrijf je dat niet op?

Heb je daar een antwoord op?
Ik denk omdat het inderdaad een uitzondering op de regel is. De angst dat als je iets als toezichthouder opschrijft wat eigenlijk niet klopt, anderen daar weer rechten aan kunnen ontlenen. Terwijl je ook kunt zeggen, het is een hele specifieke situatie. Ik denk ook gewoon dat je het zo zou moeten doen, als die specifieke situatie bij een ander exact hetzelfde zou zijn. Er zit een soort angst achter dat je afwijkt van je beleid. Een stukje terughoudendheid om uitzondering te maken voor een specifieke casus. Kan ik voor een partij zeggen jij mag dit en is dit nog wel eerlijk ten opzichte van de anderen?  

Ik denk dat het zou getuigen van een stukje lef, als je zegt, ‘wij vinden dat het in deze situatie mag’. Punt. Dan loop je het risico dat ik het op het internet zet. Bij wijze van spreken gooi ik het op social media en lees iedereen dat. Maar hoeveel mensen zijn er dan die dezelfde specifieke situatie hebben en die hiervan gebruik zouden willen maken?

Als ik naar je luister, zeg je twee dingen. Enerzijds is een bepaalde mate van onvoorspelbaarheid an sich niet slecht, het houdt je scherp. En tegelijkertijd zou het ook helpen als ze weer we wat duidelijker zijn.
Zo’n toezegging - ik zou het wel fijn vinden als ze niet alleen zeggen ‘dat vinden we nu oké’, maar dat ze dat iets ruimer verwoorden. Bijvoorbeeld voor de komende 3 jaar. Ik snap ook nog wel dat je het niet voor eeuwig kan toezeggen. Maar ja, het kan volgende week anders zijn. Het is puur technisch, want ik heb het gevoel dat het wel los zal lopen. Die zekerheid is dan wel fijn. Tegelijkertijd geeft het me ook het gevoel dat dit certificaat wat voorstelt. Dat weet ik nu beter dan voordat ik het certificaat had. Dat maakt mijn product in die zin ook weer waardevoller. Ik weet dat je niet zomaar dat certificaat krijgt.

Er zit een hele goede up in?
Ja, ik heb wel echt het idee dat certificaat dat krijg je niet zomaar. Je moet er wat voor doen om het te krijgen en te houden. Dat is ook weer heel mooi voor de biologische sector. Want als het certificaat niks meer waard is, dan verkoopt iedereen straks biologische producten die helemaal niet biologisch zijn. Terwijl je inkoopkosten hoger zijn, je kosten hebt aan Skal. Je investeert daar ook best wel in.

Je zei net – na drie bezoeken begin je de lijn van deze toezichthouder te herkennen. Maar je zei ook, het blijft spannend. Is het dan ook een volgende keer weer spannend?
Steeds ietsje minder. Er zit altijd een stukje onvoorspelbaarheid in die je ook niet weg kan nemen. Dat je ook weer blij bent dat ze ook weer weg zijn. Misschien hoort dat ook een beetje bij toezicht. Als zij met een checklijstje komen en ik kan het invullen, ja, dan is het niet spannend. Maar dan hou je ook geen toezicht. Dus misschien klopt het ook wel dat het altijd ook een beetje spannend hoort te zijn.

Omdat het je alert houdt?
Ja, als zij elke keer exact hetzelfde zouden vragen zou ik me er in mijn voorbereiding op aanpassen. Omdat ik weet dat er variatie in zit, weet ik dat ik mijn boel op orde moet hebben.

Eerder in het gesprek vertelde deze ondernemer dat een ijszaak had gewaarschuwd dat de NVWA heel streng is.

Dat zo’n ijssalon zegt dat de NVWA heel streng is, heeft dat nog iets met jou gedaan?
Ja, dat was nog voordat ik startte. Dus toen heb ik mijn plan doorwrocht gemaakt [lacht]. Wat dus nooit iemand gelezen heeft. Als iemand dat zegt, dan doe je daar wel iets mee. Bijvoorbeeld Skal, daar heb ik een positief beeld van. Als iemand mij zou vragen hoe werkt het dan zou ik wel zeggen dat je je goed moet voorbereiden. Ik ben harder aan dat plan van de NVWA gaan werken omdat iemand dat tegen mij zei.

Het feit dat de NVWA in al die tijd niks van zich laat horen, doet dat ook iets met je?
Ik ga er niet nog een keer tijd in investeren, tenzij zij van zich laten horen.

[1] de onafhankelijke organisatie voor het toezicht op de biologische keten in Nederland, uitgevoerd in opdracht van het ministerie van LNV.

Met DE TOEZICHTSFLUISTERAAR richt ik me op toezichthouders die vast zitten in taaie vraagstukken. Vraagstukken die al lang spelen en waar maar niks lijkt te veranderen. Ik onderzoek samen met hen wat onderliggend is aan hun probleem en bedenken duurzame interventies gericht op het doorbreken van patronen. Meer kun je lezen opwww.detoezichtsfluisteraar.nl.

Nieuwsgierig naar wat dat betekent voor jouw toezichtvraagstuk? Neem dan geheel vrijblijvend contact met me op, per mail vivian@detoezichtsfluisteraar of telefonisch 06-11346806.