Ieder zijn eigen verhaal
Toen ik een tijd geleden een collega vertelde dat ik gevraagd was een afdeling te helpen in het scherp krijgen van ‘waar ze nou van waren’ keek hij me enigszins verbijsterd aan. Aan het begin van 2020 had de organisatie een reorganisatie doorgemaakt. De structuur van de organisatie was veranderd. Taken en bevoegdheden waren opnieuw tegen het licht gehouden en medewerkers waren van teams gewisseld. Zodoende waren medewerkers nog zoekende in waar ze nou verantwoordelijk voor waren. Mijn collega kende deze organisatie en zei enigszins laconiek ‘maar dat staat toch in het organisatiebesluit?’
hoe je een tekst interpreteert, de taakopvatting die je hebt, wordt gekleurd door je eigen manier van denken.
Tja… dat was waar. In het organisatiebesluit stond beschreven waar elke afdeling verantwoordelijk voor was, welke rol de afdeling had binnen de organisatie en welke producten en diensten elke afdeling moest leveren. Maar daar was dan ook alles mee gezegd. Hoe die producten opgeleverd moesten worden en hoe die producten er precies uit moesten zien - dat was nog onduidelijk. Ik vermoed dat zelfs als het organisatiebesluit verder was uitgeschreven, deze medewerkers alsnog dezelfde vragen hadden gesteld. Omdat hoe je een tekst interpreteert, de taakopvatting die je hebt, deels gekleurd wordt door je eigen manier van kijken. En dat alleen door met elkaar daarover in gesprek te gaan een gedeeld beeld wordt gevormd.
Met enige vertraging door de lockdown ging ik gisteren samen met hen opzoek naar de vraag ‘waar zijn we van’ en (misschien nog wel belangrijker) ‘wat betekent dat in de praktijk?’ Om de medewerkers te laten ervaren dat iedereen zo zijn eigen kijk heeft, begonnen we met een oefening. De opdracht was om in 3 minuten te tekenen hoe je toast maakt. Zonder overleg met een ander. En bij voorkeur ook zonder woorden in de tekening te gebruiken. En wat bleek? Geen een tekening was hetzelfde. Mensen begonnen ergens anders met hun verhaal en ze eindigen ergens anders in hun verhaal. Ze benadrukten ook andere aspecten door die meer op de voorgrond te plaatsen. Denk aan het broodrooster, de persoon die toast maakt, of de gevoelens die je er aan overhoudt (een happy face aan het einde). Het mooie van deze oefening is dat het laat zien dat het ene verhaal, die ene tekening, niet meer of minder waar is dan een andere. De tekeningen laten vooral zien hoe iemand naar de wereld kijkt. Of in dit geval, hoe je toast maakt.
Het mooie van deze oefening is dat het laat zien dat het ene verhaal niet meer of minder waar is dan een andere.
Vervolgens gingen we in deelsessies met kleinere groepen aan de slag. Gebaseerd op de soft systems methodology deden we een soortgelijke oefening als ‘how to make toast?’. Deelnemers werden gevraagd te tekenen hoe zij naar de rol van hun afdeling keken en die tekening vervolgens toe te lichten. Waarbij aan de rest gevraagd werd om vooral onbedaarlijk nieuwsgierig te zijn. Niet reageren vanuit een eigen standpunt of overtuiging, maar eerder onderzoeken waarom iemand het zo zag. Het mooie van deze methode - zo bleek ook uit de feedback die we hierop kregen - was dat mensen het gevoel hadden dat ze de ruimte kregen om hun verhaal te mogen vertellen. En dat ze daardoor constructief met elkaar in gesprek konden gaan over de rol van de afdeling. Waarmee een eerste stap naar een gedeeld beeld werd gezet.
Met DE TOEZICHTSFLUISTERAAR hou ik me bezig met taaie (organisatie)vraagstukken van toezichthouders. Vraagstukken die al langer spelen en waar niks lijkt te werken. Ik onderzoek samen met hen wat onderliggend is aan hun probleem en bedenk samen met hen duurzame interventies gericht op het hanteerbaar maken van hun vraagstuk. Meer kun je lezen op www.detoezichtsfluisteraar.nl en in mijn blog www.toezichtsprookjes.nl. Daar vind je ook een link naar de ted-ex talk van Tom Wujec over de oefening how to make toast?
Heb je een taai vraagstuk en kan je wel wat hulp gebruiken? Neem dan geheel vrijblijvend contact met me op, per mail vivian@detoezichtsfluisteraar.nl of telefonisch 06 11 34 68 06.